Hướng dẫn sử dụng máy photocopy cho người mới

Bạn mới mua máy photocopy nhưng chưa biết cách sử dụng, và sử dụng như nào để đúng và hiệu quả cao nhất thì không phải ai cũng biết. Đặc biệt với người lần đầu tiên sử dụng máy photocopy. Bạn cũng thế? Nếu bạn đang lo lắng, tò mò về nó thì hãy cùng Tổng kho máy photocopy học cách sử dụng máy photocopy nhé

Tổng quan các phím trên bảng điều khiển cảm ứng

Để sử dụng máy photocopy đúng cách cần quan tâm những gì?

Máy photocopy thường có cấu tạo phức tạp hơn nhiều so với máy in. Vì máy in hiện nay đều là máy in kỹ thuật số có nhiều chức năng. Đặc biệt đối với máy in đời mới thì có thêm nhiều tính năng mới. Đa số mọi người đều cho rằng vận hành nó sẽ khó khăn hơn. Nhưng thực tế các sử dụng nó lại đơn giản hơn rất nhiều

Tuy nhiên bạn là người lần đầu sử dụng máy photocopy, hoặc đang cần tìm hiểu cách photo thì bạn cần quan tâm đến nhiều yếu tố. Hãy cũng Việt Số Hóa tìm hiểu cơ bản về nó nhé.

Những thao tác cơ bản trên máy photocopy bạn cần biết

• Màn hình cảm ứng: Dùng vào việc cài đặt, thiết lập các chương trình copy và các tiện ích khác.
• Phím Box: Dùng để vào chế độ box.
• Phím Access: Khai báo mật mã khi máy ở chế độ cài mật khẩu.
• Phím Fax/Scan: Chế độ Fax/scan.
• Phím Extra Scan: Chế độ Extra scan.
• Phím Copy (Chế độ mặc định của máy): Chế độ copy.
• Phím Reset: Giúp đưa máy về chế độ mặc định.
• Phím Stop: Chấm dứt quá trình thực hiện copy.
• Phím Start: Bắt đầu hoạt động chu kỳ copy.
• Phím Interrupt: Tạm dừng chu trình copy hiện hành và bắt đầu một việc khác. Nếu muốn quay về chế độ copy, bạn nhấn Interrupt một lần nữa.
• Công tác nguồn phụ: Dùng để tắt máy tạm thời. Khi có fax đến máy vẫn nhận, bật công tắc bản fax gửi đến sẽ được in ra.
• Phím Proof Copy: Có chức năng in kiểm tra trước khi tin số lượng bản lớn.
• Phím Mode Check: Kiểm tra lại các cài đặt của người dùng. Từ màn hình của máy, bạn có thể thiết lập các chương trình copy hoặc thay đổi các chương trình hiện có.
• Phím Clear (phím C): Dùng để xóa bản copy cũng như các cài đặt khác khi thiết lập chương trình trên máy.
• Đèn báo Main Power: Đèn báo sẽ sáng xanh khi công tắc nguồn chính được bật.
• Khung phím số: Dùng để khai báo các bản cần copy và nhập các chức năng khác.
• Phím Utility/Counter: Chức năng chuyển chế độ màn hình về Utility/Counter.
• Phím Contrast: Điều chỉnh độ tương phản trên màn hình cảm ứng.
• Phím Mode Memory (Bộ nhớ tạm thời): Chức năng lưu các thiết lập và gọi ra khi cần thiết.
• Phím Enlarge Display: Chức năng phóng to màn hình của máy.
• Phím Accessibility: Thiết lập chức năng người dùng trên màn hình cảm ứng.

Cách sử dụng máy photocopy cho người mới bắt đầu

Khi bạn đã ghi nhớ những yếu tố cần quan tâm trên thì việc sử dụng máy không còn đáng lo ngại. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước hướng dẫn sau đây:
Bước 1:Khởi động máy photocopy
Ở bước này đầu tiên bạn cần kiểm tra xem đã cấp đúng nguồn điện cho máy chưa. Nếu rồi thì bạn tiếp tục bấm vào nút nguồn của máy. Như vậy là có thể khởi động máy dễ dàng. Nếu chưa bạn cần tìm bật công tắc ở bên cạnh để máy khởi động lên.

Trong thời gian đợi khởi động máy photocopy bạn cần kiểm tra bộ phận khay giấy. Bạn cần đảm bảo khay đã được đặt giấy chất lượng, phù hợp ngay ngắn.
Bước 2: Đặt tài liệu cần sao chép vào máy

Bạn chỉ cần mở nắp máy. Bạn sẽ thấy ngay một mặt kính được thiết kế. Tại đó bạn đặt tài liệu cần photo lên theo hướng úp mặt. Sau đó đóng nắp máy lại là xong.
Hoặc bạn có thể để tài liệu cần photo lên nắp ADF để tự động chạy.
Bước 3: Chọn số lượng, màu sắc của tài liệu cần photo

Bạn quan sát bảng điều khiển sẽ thấy các nút chức năng báo số lượng và màu sắc. Tùy thuộc vào nhu cầu để lựa chọn cho đúng nhu cầu của mình. Bao gồm: Số lượng bản copy, in hai mặt hay một mặt, ….
Với một số tài liệu dày và bạn cần photo thành nhiều bản, bạn cần sử dụng chế độ chia bộ để đảm bảo tài liệu khi copy ra đúng thành bản. Tránh trường hợp bạn phải dành thời gian để sắp xếp lại tài liệu.
Bước 4: Chọn đúng kích thước khổ giấy
Việc lựa chọn đúng kích thước của giấy rất quan trọng. Kích thước chuẩn khổ giấy là 8.5 x 11 inch. Ngoài ra bạn cũng có thể lựa chọn khổ giấy khác nhau, phụ thuộc vào yêu cầu công việc của bạn.
Bước 5: Nhấn “START”

Đây là bước cuối cùng khi bạn hoàn thiện các quá trình sử dụng máy photocopy. Ở bước này bạn chỉ cần nhấn vào nút Start để quá trình photo bắt đầu.  Khi đó bạn sẽ thấy được những bản tài liệu sẽ ở phía trước của máy. Bạn có thể đứng ở đó để kiểm tra bản photo đã đạt chuẩn chưa? Nếu có lỗi trong quá trình photo thì sẽ có thể kịp thời sửa lỗi ngay tức thì.
Trong trường hợp bạn photocopy nhiều nhưng yêu cầu của bản in không đúng như bạn mong muốn thì bạn nhấn nút Stop để dừng quá trình copy để điều chỉnh lại phù hợp với yêu cầu của bạn

>>> tìm hiểu thêm : cho thuê máy photocopy giá rẻ

Một số lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Cách sử dụng máy photo khá đơn giản và dễ dàng nếu bạn dành chút thời gian tìm hiểu. Tuy nhiên để máy hoạt động hiệu quả và có tuổi thọ lâu bạn nên chú ý.

Cách sử dụng máy photocopy khá đơn giản

• Tuyệt đối không nên tắt bật máy liên tục
• Khi nhu cầu sử dụng máy không thường xuyên thì bạn nên học cách tắt máy photocopy. Điều này sẽ giúp tiết kiệm điện cũng như bảo vệ máy.
• Đặt máy ở vị trí thích hợp không có ánh sáng trực tiếp hay nhiệt độ quá cao
• Không nên vận hành máy liên tục, quá công suất giới hạn
• Luôn đảm bảo nguồn điện cung cấp ổn định
• Khi mới mua máy về bạn không nên sử dụng ngay. Thay vào đó hãy giữ nguyên máy trong khoảng 2 tiếng.