Sử dụng giấy photocopy hiệu quả dành cho văn phòng

Sử dụng giấy in, giấy photocopy thật khoa học mang lại nhiều lợi ích. Chẳng những giúp máy photocopy hoạt động hiệu quả còn giúp tiết kiệm chi phí hơn. Vậy cách sử dụng, bảo quản giấy máy photocopy như thế nào mang lại hiệu quả cao nhất?

Một số nguyên nhân khiến máy photocopy của bạn không hoạt động bình thường là do chất lượng giấy của bạn. Trong quá trình bảo quản giấy, bạn thường không quan tâm nhiều đến điều kiện bảo quản giấy khiến giấy có chất lượng thấp, bị ẩm mốc hay dính mối mọt,…Việc sử dụng máy photocopy, bạn cần sử dụng giấy chuyên dụng: có độ giày tiêu chuẩn, luôn khô ráo và giấy không được quá dày hoặc quá mỏng.

Lưu trữ giấy photocopy đúng cách

Một số lỗi thường xuất hiện trên máy photocopy phát sinh từ các vấn đề do giấy. Giấy photocopy quá mỏng, giấy kém chất lượng, ẩm móc…

Việc sử dụng giấy photocopy luôn phải đảm bảo độ dày tiêu chuẩn và phải luôn khô khoáng. Không quá dày cũng không được quá mỏng.

Để đảm bảo độ khô ráo, giấy photocopy nên được để kín trong hộp khi chưa sử dụng,không đặt giấy ở môi trường ẩm cao, gần vòi nước… nên sử dụng giấy chính hãng cho độ sáng cao. Trước khi in, photocopy lần đầu trong ngày phải kiểm tra chất lượng giấy.

Loại bỏ giấy bị ẩm, cong veo. Xắp xếp sấp giấy cho thật ngay ngắn.

Xử lý ngay lỗi kẹt giấy

Nếu trong quá trình sử dụng máy in, máy photocopy cứ thường xuyên xảy ra lỗi kẹt giấy. Chắc chắn đã có một vấn đề nào đó gây ảnh hưởng. Có thể là do giấy, cho bánh xe mòn – bẩn, máy bẩn…

Nếu tình trạng kẹt giấy xảy ra liên tục, thường xuyên. Nên có hướng để kiểm tra, khắc phụt triệt để.

Bước đầu tiên là kiểm tra chất lượng giấy in photocopy , một số nguyên nhân có thể là:

 Giấy quá mỏng

 Giấy cong queo

 Giấy photocopy bị ẩm

Xem thêm: Cung cấp giấy in tại Hải Phòng

Tiêu chuẩn của giấy dùng để photo

Dưới đây là một số tiêu chuẩn cơ bản của giấy dùng để photo. Theo đó, trong quá trình mua giấy, bạn có thể dựa vào các tiêu chuẩn này để lựa chọn loại giấy tốt nhất nhằm đảm bảo chất lượng bản in cũng như quá trình vận hành ổn định của máy.

• Về độ sáng: Tiêu chuẩn giấy photo hiện nay là có độ sáng từ 84- 100 của quang phổ. Điều này đảm bảo sự tương phản giữa mực in và bề mặt giấy để cho ra đời bản in tốt nhất, giúp người dùng dễ đọc, dễ nhìn.
• Về độ dày: Để tránh gây ra tình trạng giấy bị quăn, cong hay ẩm dẫn đến kẹt giấy thì giấy in phải luôn đảm bảo độ dày ít nhất từ 70 Gsm trở lên.

Tiết kiệm giấy

Ngoài phí mức, phí bảo trì, phí giấy photocopy, giấy in là một trong nhưng hao phí lớn nhất khi in ấn, photo trong văn phòng. Đặc biệt sử dụng máy trong thời gian dài việc chú ý tiết kiệm là hết sức quan trọng.

Phương pháp tiết kiệm giấy có thể bao gồm là:

  Đặt nội quy sử dụng giấy: quy định tài liệu cần in 2 mặt, một mặt, cách bố trí nội dụng… sử dụng.

  Đặt user giới hạn từng nhân viên với mức giấy cụ thể, nhắc nhở các nhân viên sử dụng giấy quá nhiều, không cần thiết.